Beratungsdienstleistungen im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit

In der BA sind 101 300 Vollzeitäquivalente (VZÄ) beschäftigt. Die Kernaufgaben von fast 86 Prozent dieser Beschäftigten leiten sich aus § 1 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch (SGB III), § 1 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch (SGB II) sowie dem Einkommensteuergesetz und dem Bundeskindergeldgesetz ab.

Lediglich 1 750 VZÄ sind im IT-Betrieb tätig. Bedarfsabhängig, z. B. bei der Umsetzung der Änderung von Gesetzen, Verordnungen oder sonstigen Vorschriften, bei der Einführung neuer Technologien wie z. B. Cloud oder Künstlicher Intelligenz und bei zusätzlichen IT-Projekten, nimmt die IT der BA nach einem Prüfungs- und Genehmigungsprozess sowie unter Einhaltung des Vergaberechts externe Beratungsleistungen in Anspruch.

Externe Beratung kann zu einem effizienten und zukunftsorientierten Verwaltungshandeln beitragen. Sie kann der Verwaltung helfen, Probleme zu lösen und Ziele zu erreichen, die diese nicht wirtschaftlich mit eigenem Personal realisieren kann.

In der BA gibt es folgende Anwendungsfälle für den Einsatz externer Beratung:

a) Beratung auf der Grundlage von Vergleichswerten und Erfahrungen aus ähnlichen Projekten anderer Großorganisationen, um das bestmögliche Ergebnis für die BA zu erzielen. Der Bedarf an dieser Beratungsexpertise besteht vor allem in Zusammenhang mit Organisationsänderungen hin zu mehr Prozessoptimierung, Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung in den Verwaltungsabläufen.

b) Notwendigkeit sehr spezifischer Kompetenzen und Expertisen, welche in dieser Form nicht in der BA intern vorzufinden sind. Der Aufbau dieser Expertise ist kurz- bis mittelfristig nicht möglich, so dass die entsprechende Durchführung der geplanten Maßnahmen nicht oder nur erheblich verzögert möglich wäre.

c) Beratung zur Sicherung der IT-Verfahren, die auf Basis der Verordnung zur Bestimmung Kritischer Infrastrukturen nach dem BSI-Gesetz (BSI-Kritisverordnung – BSI-KritisV) zertifiziert sind.

d) Beratung in Form von neutraler Bewertung von Konzeptions- und Umsetzungsaktivitäten zur Sicherstellung einer größtmöglichen Objektivität bei der Fortschrittskontrolle. So kann die Eigenwahrnehmung der BA zur Weiterentwicklung von strategischen Maßnahmen mit der Fremdbeurteilung abgeglichen werden.

Externe Beratung ist eine entgeltliche Leistung, die dem Ziel dient, im Hinblick auf konkrete Entscheidungssituationen des Auftraggebers praxisorientierte Lösungsansätze zu entwickeln und zu bewerten, diese den Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern zu vermitteln und ggf. ihre Ausführung beratend zu begleiten. Der Beratungsleistung gleich steht eine Unterstützungsleistung mit überwiegend beratendem Charakter, die geeignet ist, die Steuerungsfähigkeit und Letztverantwortung der Verwaltung zu beeinflussen.

Die Intention dieser Beratung ist nicht, Einzelpersonen oder abgrenzbare Personengruppen zu beraten. Vielmehr erfolgt die Beratung fach- und themenbezogen. Sie betrachtet in der Regel insbesondere die Dimensionen Strategie, Organisation, Prozesse und Technologien. Die Gesamtzahl der in den vergangenen zehn Jahren mit externen Beratungsleistungen befassten Mitarbeitenden wird daher nicht erhoben.

Die BA unterhält eine Organisationseinheit für Interne Beratung. Diese berät rechtskreisübergreifend alle Organisationseinheiten in den Agenturen für Arbeit sowie Jobcentern zu operativen Prozess- und Führungsthemen. Darüber hinaus begleitet sie Change-Prozesse in einzelnen Dienststellen der BA. Ziel der Arbeit der Internen Beratung ist die Verbesserung der Qualität der Dienstleistung der Agenturen für Arbeit und Jobcenter.

Die Interne Beratung bietet ihr Angebot seit dem Jahr 2006 für die gemeinsamen Einrichtungen und seit Ende des Jahres 2018 auch für die Agenturen für Arbeit an. Der Tabelle 1 kann die Entwicklung der VZÄ in der Internen Beratung in den letzten zehn Jahren entnommen werden.

Tabelle 1

Quelle: BA

Die BA rechnet die von der Internen Beratung erbrachten Dienstleistungen gegenüber den gemeinsamen Einrichtungen ab. Die Abrechnungsergebnisse können der Tabelle 2 entnommen werden.

Tabelle 2

Quelle: BA Innerhalb der BA erfolgt keine Verrechnung der Kosten für die Interne Beratung. Für die Anzahl der VZÄ, die in diesem Bereich eingesetzt werden, wird auf die Angaben in der Tabelle 1 verwiesen.

Die Jobcenter können im Rahmen ihrer eigenen Budgetverantwortung externe Beratungsdienstleistungen beauftragen. Über den Umfang und Inhalt liegen der Bundesregierung keine Informationen vor.

Die Tabelle 3 enthält die Ausgaben für externe Beratung im Rechtskreis SGB III.

Tabelle 3

Quelle: BA

Wenngleich es sich bei den in der Fragestellung genannten Dienstleistungen nicht um Beratungsdienstleistungen gemäß der Definition des Haushaltsausschusses des Deutschen Bundestages vom 9. Juni 2021 handelt, können die bei der BA für die genannten Bereiche eingesetzten VZÄ der Tabelle 4 entnommen werden.

Tabelle 4

Quelle: BA

Die Antwort kann der Tabelle 5 in der Anlage entnommen werden.*

Ein Vergleich der externen Beratungsleistung mit denen der Internen Beratung wird in der BA nicht vorgenommen und ist nach deren Auffassung auch nicht aussagekräftig. Die Interne Beratung nutzt bei der Bearbeitung der Beratungsaufträge insbesondere Wissen, Kompetenzen und Erfahrungen aus der BA. Es handelt sich also um fachlich operative Beratung. Bei der externen Beratung stehen strategische und technologische Aspekte im Fokus, für die eine vertiefte Expertise aus Wirtschaftsunternehmen oder anderen Großorganisationen erforderlich ist.

Daten zur Zahl der Gleichstellungsbeauftragten und Datenschutzbeauftragten in der BA können der Tabelle 6 entnommen werden.

Daten zur Zahl der Migrationsbeauftragten und der Ombudspersonen können nicht ausgewertet werden, da diese keine separaten Dienstposten sind.

Tabelle 6

Quelle: BA

Die Entwicklung der Jobcenter-App wurde durch das IT-Systemhaus der BA realisiert. Dabei wurden partiell externe Dienstleistungen im Rahmen der App-Entwicklung in Anspruch genommen. Die gesamten Entwicklungskosten belaufen sich auf rund 3 Mio. Euro. Die für das Jahr 2025 prognostizierten Betriebskosten für die Jobcenter-App liegen bei rund 2,3 Mio. Euro.

Die Ausschreibung externer Beratung erfolgt gemäß den Bestimmungen des geltenden Vergaberechts. Die Zuschlagskriterien beruhten auf einem ausgewogenen Verhältnis von Preis und Leistung. Damit werden sowohl wirtschaftliche, als auch qualitative Aspekte angemessen berücksichtigt.

Vor der Beauftragung externer Berater wird die Ausgangssituation, der angestrebte Soll-Zustand sowie der daraus resultierende Handlungsbedarf so präzise wie möglich beschrieben. Auf dieser Grundlage wird die benötigte Leistung, für die die Einschaltung externer Berater erwogen wird, möglichst eindeutig abgegrenzt und geprüft, ob die benötigte Leistung selbst erbracht werden kann.

Während der Beratungsphase werden die Leistungsnachweise der externen Beraterinnen und Berater monatlich vom Auftraggeber geprüft. Die Gegenzeichnung erfolgt im Projektmanagement-Tool. Diese Prüfung ist Bestandteil der Erfolgskontrolle, die die Dimensionen Wirtschaftlichkeit, Zielerreichung und Wirksamkeit beinhaltet.

Die vom Dienstleister zu erstellende Roadmap bzw. Meilensteinplanung dient der Nachhaltung der Umsetzung vereinbarter Schritte.

Die Projektdurchführung erfolgt gemäß den Standards eines agilen Projektmanagements. Demnach findet nach Abschluss von Projektsprints kontinuierlich ein Review zum Arbeitsfortschritt mit dem Bedarfsträger statt.

Bei IT-Projekten werden standardmäßig und fortlaufend Qualitätsprüfungen und Testprozesse durchlaufen.

Bei der Vertretung in Gerichtsverfahren einschließlich der Klärung prozessualer Risiken durch externe Rechtsanwälte handelt es sich nicht um externe Beratungsleistungen gemäß der Definition des Haushaltsausschusses des Deutschen Bundestages vom 9. Juni 2021. Die vorliegenden Informationen zum Einsatz externer Rechtsanwälte bei Rechtsstreitigkeiten können den nachfolgenden Angaben entnommen werden.

– In Bezug auf Rechtsstreitigkeiten im Sinne von sozialrechtlichen Widerspruchs- und Klageverfahren werden die Fragen 13 und 15 gemeinsam und im Folgenden beantwortet. Vor den Sozial- und Landessozialgerichten ist eine Vertretung durch eigene Beschäftigte möglich. Dies gilt grundsätzlich auch für Verfahren vor dem Bundessozialgericht. Hier verlangt § 73 Absatz 4 des Sozialgerichtsgesetzes eine Vertretung durch Beschäftigte mit Befähigung zum Richteramt (Volljuristen). Dies gilt sowohl für Beschäftigte in den Agenturen für Arbeit als auch in den Jobcentern.

Auf Ebene der Agenturen für Arbeit im Rechtskreis SGB III werden Vorverfahren sowie Verfahren in der ersten und zweiten Instanz in den Rechtsbehelfsstellen der Operativen Services bearbeitet. Verfahren der zweiten Instanz werden dabei durch spezialisierte Beschäftigte bearbeitet. Verfahren der dritten Instanz werden in der Zentrale der BA durch Beschäftigte mit der Befähigung zum Richteramt bearbeitet. Externe Beauftragungen sind grundsätzlich nicht vorgesehen.

Auf Ebene der gemeinsamen Einrichtungen im Rechtskreis SGB II gilt folgendes:

Gemeinsame Einrichtungen sind eigenständige Behörden und erlassen Entscheidungen im eigenen Namen. Sie sind nach § 44b Absatz 1 SGB II auch Widerspruchsstelle und Klagegegner für Anfechtungen ihrer eigenen Bescheide.

Als eigene Behörde entscheiden die gemeinsamen Einrichtungen über die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Einschaltung von Rechtsanwälten in eigener Zuständigkeit. Diese Entscheidung ist Bestandteil der Rechte der Trägerversammlung nach § 44c Absatz 2 SGB II. Zur Wahrnehmung der Aufgaben durch eigene Beschäftigte oder durch extern beauftragte Rechtsanwälte liegen der Bundesregierung keine Erkenntnisse vor.

Für die zugelassenen kommunalen Träger im Rechtskreis SGB II liegen der Bundesregierung keine Erkenntnisse zur Wahrnehmung der Aufgaben durch eigene Beschäftigte oder durch extern beauftragte Rechtsanwälte vor.

– In Bezug auf Rechtsstreitigkeiten mit arbeitsrechtlichen Fragestellungen wird die BA auch durch externe Rechtsanwälte (gerichtlich) vertreten. Im Bereich des Arbeitsrechts betrifft dies nahezu ausschließlich Fälle, in denen das Gesetz anwaltlichen Vertretungszwang vorsieht. Dies ist bei Arbeitsgerichtsverfahren vor den Landesarbeitsgerichten und vor dem Bundesarbeitsgericht sowie bei Beschlussverfahren nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) bzw. dem Neunten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) in der zweiten und dritten Instanz der Fall.

Die Arbeitsgerichtsverfahren verteilen sich (soweit aus den vorhandenen Daten noch ersichtlich) seit dem Jahr 2018 wie folgt.

Tabelle 7

Quelle: BA In den durch die BA aktiv betriebenen Beschlussverfahren nach dem BPersVG und dem SGB IX wurde die BA in den letzten zehn Jahren – soweit noch ersichtlich – in 18 Fällen durch Rechtsanwälte extern vertreten. Zu den insoweit entstandenen Rechtsanwaltskosten werden – insbesondere vor dem Hintergrund des o. g. anwaltlichen Vertretungszwangs – keine gesonderten Statistiken geführt.

In den obenstehenden Fallzahlen enthaltene Rechtsstreitigkeiten zwischen der BA und Beschäftigten, die einer gemeinsamen Einrichtung im Rechtskreis SGB II (Jobcenter) zugewiesen sind, werden vor dem Hintergrund, dass es sich weiterhin um Beschäftigte der BA handelt, die mit der BA einen Arbeitsvertrag geschlossen haben, nicht gesondert statistisch erfasst.

Auf Ebene der gemeinsamen Einrichtungen und der besonderen Einrichtungen der zugelassenen kommunalen Träger liegen der Bundesregierung keine Erkenntnisse vor.

In sonstigen Verfahren kann bei der BA im Aufgabenfeld der Operativen Services im Einzelfall die Beauftragung externer Rechtsanwälte notwendig sein, wenn ein besonders schwieriger Sachverhalt oder eine anspruchsvolle Rechtsfrage zu klären sind und das notwendige Spezialwissen nicht in der BA vorhanden ist (z. B. bei zivilrechtlichen Streitigkeiten im Kontext Insolvenzgeld). Daneben werden externe Rechtsanwälte beauftragt, soweit dies prozessrechtlich vorgeschrieben ist.

Eine Statistik über die Zahl der Rechtsstreitigkeiten, in denen eine Vertretung erfolgt, wird in den Operativen Services nicht geführt.

Von den in der Tabelle 7 zu der Frage 13 genannten Arbeitsgerichtsverfahren endeten 18 zum Nachteil der BA. 39 Verfahren wurden durch Vergleich beendet. Zu den entstandenen Kosten liegen der Bundesregierung keine Informationen vor.

In Bezug auf sozialrechtliche Verfahren wird auf die Antwort zu Frage 13 verwiesen.

Bei Verfahren mit arbeitsrechtlichen Fragestellungen vor den Landesarbeitsgerichten und vor dem Bundesarbeitsgericht besteht Anwaltszwang. Eine Beauftragung externer Rechtsanwälte ist allein aus diesem Grund erforderlich. Soweit in Einzelfällen darüber hinaus externe Rechtsberatung hinzugezogen wurde, handelte es sich um Einzelfälle mit besonderer geschäftspolitischer Bedeutung und besonders schwierigen rechtlichen Fragestellungen.

In arbeitsrechtlichem Kontext wurden in den letzten zehn Jahren keine externen Mediatoren zur konstruktiven Konfliktbeilegung eingesetzt. In Bezug auf sozialrechtliche Verfahren liegen der Bundesregierung keine Erkenntnisse vor.

Um die Leistungsfähigkeit der BA nachhaltig zu steigern, setzt sie auf die Stärkung der Kernkompetenzen ihrer eigenen Beschäftigten sowie die Neugestaltung der Zusammenarbeitsmodelle mit Dienstleistern. Zur Stärkung der Eigenleistungsfähigkeit setzt die BA zum Beispiel bei Schlüsselpositionen in der IT auf eigene Kräfte und dabei auf ein strukturiertes Onboarding und umfassende Qualifizierung.

Die BA befindet sich in einem umfassenden Transformationsprozess, in dem ihre aufbau- und ablauforganisatorischen Prozesse optimiert, standardisiert, digitalisiert und automatisiert werden. Dies bedingt einen temporär erhöhten Bedarf an externer Beratung.

Mit fortschreitender Umsetzung der Transformationsprojekte können der Bedarf und die damit verbundenen Ausgaben sukzessive wieder reduziert werden. Dieser Prozess wurde im Jahr 2025 bereits begonnen.

Die Interne Beratung arbeitet ausschließlich nachfrageorientiert. Die Inanspruchnahme durch die gemeinsamen Einrichtungen hängt maßgeblich von der Mittelausstattung für Verwaltungskosten der Jobcenter ab.

Für den letzten Teil der Frage wird auf die Antwort zu Frage 17 verwiesen. Durch die Erhöhung der Eigenleistungsfähigkeit in der IT wird die BA im nächsten Jahr 23,9 Mio. Euro einsparen.